Medan, 4 November 2024 – LAZNAS DPF, lembaga filantropi terkemuka, kembali menunjukkan komitmennya dalam meningkatkan kualitas pelayanan. Kali ini, seluruh tim LAZNAS DPF Medan berkesempatan mengikuti Pelatihan Pelayanan Prim. Kegiatan yang berlangsung di ruang rapat PT Herfinta F&P Medan ini menghadirkan Bapak Dedi Zaenal Mulyadi, seorang certified 5S Trainer, sebagai pemateri.
Pelatihan ini bertujuan untuk membekali seluruh karyawan LAZNAS DPF dengan pengetahuan dan keterampilan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada para penerima manfaat. Materi pelatihan mencakup berbagai aspek, mulai dari pemahaman konsep 5S (Rapi, Resik, Rapi, Rawat, Rajin), 5M (Man, Material, Machine, Money, Method), hingga prinsip-prinsip manajemen kualitas ISO 9001.
“Pelatihan ini sangat bermanfaat bagi kami,” ujar Andis, Perwakilan LAZNAS DPF. “Dengan menerapkan konsep 5S dan prinsip-prinsip manajemen kualitas, kami berharap dapat meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi kesalahan, dan tentunya memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.”
Metode 5S adalah sistem manajemen yang berasal dari Jepang dan bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang bersih, teratur, dan efisien. Kelima prinsip dalam 5S ini merupakan singkatan dari kata-kata dalam bahasa Jepang, yaitu:
- Seiri – Sortir / Pemilahan
Mengidentifikasi dan memisahkan barang-barang yang diperlukan dan tidak diperlukan di area kerja, sehingga hanya barang-barang penting yang tertinggal. - Seiton – Set in Order / Penataan
Menata barang-barang yang diperlukan dengan rapi agar mudah diakses dan digunakan, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencarinya. - Seiso – Shine / Pembersihan
Membersihkan area kerja secara berkala agar tetap bersih dan terawat. Langkah ini membantu dalam mendeteksi masalah yang mungkin timbul di peralatan atau area kerja. - Seiketsu – Standardize / Pemantapan
Menstandarkan cara-cara yang sudah diterapkan di tiga langkah pertama agar bisa diikuti oleh semua orang, menciptakan konsistensi dalam menjaga keteraturan dan kebersihan. - Shitsuke – Sustain / Pembiasaan
Membiasakan diri dan tim untuk menjalankan praktik 5S secara konsisten, sehingga menjadi budaya kerja yang berkelanjutan.
Materi Pelayanan Prima mencakup berbagai komponen dasar untuk mewujudkan pelayanan berkualitas tinggi, antara lain:
- Metode 5W+1H untuk mengidentifikasi masalah secara komprehensif.
- Pendekatan 5M (Man, Material, Machine, Money, Method) untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya.
- Prinsip 5R (Rapi, Resik, Ringkas, Rawat, Rajin) yang mendukung implementasi 5S dalam lingkungan kerja.
Pada sesi internal branding atau komunikasi visual, Kang Dedi menekankan pentingnya tiga elemen: Branding (pembedaan atau diferensiasi), Konsistensi, dan Integritas. Hal ini dianggap sebagai kunci dalam menciptakan identitas yang kuat di setiap elemen perusahaan.
Di bagian akhir pelatihan, Kang Dedi mengajak seluruh peserta untuk menjadi Agent of Change, yang berperan aktif dalam menciptakan perubahan positif, minimal di lingkungan terdekat mereka. Ia juga menggarisbawahi pentingnya perencanaan yang matang, yang menjadi fondasi untuk mencapai pelaksanaan yang optimal.
Pelatihan ini memberikan tujuh tujuan strategis, antara lain: peningkatan kepuasan pelanggan, efisiensi biaya, pengurangan masalah antar divisi, serta peningkatan kepercayaan dan efektivitas organisasi.
Prinsip Manajemen Kualitas yang diterapkan dalam pelatihan ini berfokus pada tujuh aspek utama:
- Fokus pada pelanggan
- Kepemimpinan yang efektif
- Keterlibatan seluruh tim
- Pendekatan proses
- Perbaikan berkelanjutan
- Pengambilan keputusan berbasis bukti
- Manajemen hubungan
Kegiatan berlangsung interaktif dengan berbagai sesi yang mengikutsertakan peserta dalam diskusi dan aktivitas kelompok. Untuk memacu semangat dan keaktifan peserta, pemateri menyediakan berbagai hadiah menarik di setiap sesi.
Workshop Penutupan
Kegiatan ditutup dengan workshop studi kasus penerapan 5S. Seluruh peserta dibagi menjadi tiga tim untuk menerapkan prinsip 5S dalam situasi kerja simulatif. Aktivitas ini bertujuan memperkuat pemahaman dan memastikan bahwa prinsip-prinsip 5S dapat diterapkan dalam kehidupan kerja sehari-hari.
Kang Dedi berharap kegiatan ini tidak hanya berakhir pada pelatihan hari ini, namun menjadi bekal berharga bagi seluruh peserta untuk mengimplementasikan konsep 5S dan Pelayanan Prima secara konsisten dalam pekerjaan mereka sehari-hari.
Tentang LAZNAS DPF
LAZNAS Djalaluddin Pane Foundation (DPF) merupakan lembaga amal nasional yang berkomitmen dalam pemberdayaan masyarakat melalui berbagai program sosial dan pendidikan, berupaya meningkatkan kualitas hidup masyarakat, terutama di wilayah Medan dan sekitarnya.
Dengan adanya pelatihan ini, LAZNAS DPF berharap dapat terus meningkatkan kualitas pelayanan dan kontribusi positif terhadap masyarakat luas.
